QUBIS real estate
Zásady ochrany osobních údajů
Informace o tom, jakým způsobem shromažďujeme, používáme, uchováváme a chráníme osobní údaje našich klientů, zájemců o nemovitosti, vlastníků nemovitostí a návštěvníků webu.
Účinnost od 6. 8. 2026Společnost QUBIS real estate s.r.o. respektuje soukromí svých klientů a dalších osob, jejichž osobní údaje zpracovává. Při zpracování osobních údajů postupujeme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími příslušnými právními předpisy.
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
QUBIS real estate s.r.o.
IČO: 24499498
Sídlo: Zvěřinova 3446/3, Strašnice, 130 00 Praha 3
Provozovna: Boudníkova 2538/13, Libeň, 180 00 Praha 8
Jednatel: Oleg Knyazev
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na tom, o jakou službu máte zájem a v jaké fázi spolupráce se nacházíte. Zpracováváme pouze údaje, které jsou přiměřené a potřebné pro konkrétní účel.
Kontaktní a komunikační údaje
- jméno a příjmení,
- telefonní číslo a e-mailová adresa,
- adresa bydliště nebo adresa pro doručování,
- obsah zpráv, poptávek, e-mailů a další komunikace,
- preferovaný jazyk komunikace.
Identifikační údaje
- datum narození nebo rodné číslo, je-li jeho zpracování nezbytné a právně přípustné,
- místo narození a státní občanství,
- číslo občanského průkazu, cestovního pasu nebo jiného dokladu totožnosti,
- kopie nebo fotografie dokladu totožnosti, je-li to nezbytné,
- údaje o vízu a povolení k pobytu,
- adresa trvalého nebo evidovaného pobytu,
- údaje o osobách oprávněných jednat za právnickou osobu a případně o skutečném majiteli.
Údaje o příjmech a schopnosti plnit závazky
- zaměstnání, podnikání a zdroj příjmu,
- potvrzení o příjmu, výplatní pásky nebo daňové podklady,
- údaje o bankovním účtu a provedených platbách,
- informace z veřejně dostupných insolvenčních a exekučních evidencí,
- údaje nezbytné k posouzení schopnosti hradit nájemné nebo jiné sjednané platby.
Údaje o domácnosti a požadavcích klienta
- počet osob, které budou nemovitost užívat,
- údaje o členech domácnosti a dětech v nezbytném rozsahu,
- informace o domácích zvířatech,
- plánovaný termín nastěhování a délka bydlení,
- důvod stěhování a požadavky na hledanou nemovitost.
Údaje týkající se nemovitostí a smluv
- adresa, typ, dispozice, výměra a stav nemovitosti,
- údaje o vlastnictví a výpisy z katastru nemovitostí,
- fotografie, videa, půdorysy a další prezentační materiály,
- údaje o stávajících nájemcích nebo uživatelích nemovitosti,
- údaje uvedené ve smlouvách a předávacích protokolech,
- podpisy smluvních stran, údaje o platbách a čísla bankovních účtů,
- stavy měřidel, vady a informace o stavu předávané nemovitosti.
Technické a marketingové údaje
- IP adresa, technické údaje o zařízení a prohlížeči,
- datum, čas a způsob návštěvy webu,
- navštívené stránky a interakce s webem,
- datum a čas odeslání formuláře,
- URL konkrétní nabídky, ze které byla odeslána poptávka,
- identifikátory reklamních kampaní, včetně GCLID,
- údaje o uděleném nebo odmítnutém souhlasu s cookies,
- údaje používané pro měření konverzí a remarketing, pokud k tomu návštěvník udělil souhlas.
3. Účely a právní základy zpracování
| Účel zpracování | Právní základ | Typické údaje |
|---|---|---|
| Vyřízení poptávky, komunikace a sjednání prohlídky | Jednání před uzavřením smlouvy a oprávněný zájem na vyřízení žádosti | Jméno, telefon, e-mail, obsah zprávy a požadavky |
| Vyhledání nemovitosti, zprostředkování pronájmu, prodeje nebo koupě | Plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením | Kontaktní, identifikační, smluvní a majetkové údaje |
| Příprava rezervačních, zprostředkovatelských, nájemních a souvisejících smluv | Plnění smlouvy, jednání před jejím uzavřením a plnění právních povinností | Identifikační údaje, údaje o stranách, nemovitosti, ceně, platbách a podpisy |
| Ověření zájemce o nájem a ochrana vlastníka nemovitosti | Oprávněný zájem na posouzení spolehlivosti zájemce, prevenci podvodů a ochraně majetku | Příjem, zaměstnání, daňové podklady a přiměřené údaje z veřejných evidencí |
| Ocenění nemovitosti | Plnění smlouvy nebo jednání před jejím uzavřením | Kontaktní údaje, adresa, typ, výměra a stav nemovitosti |
| Fotografování, natáčení a prezentace nemovitosti | Plnění smlouvy, oprávněný zájem nebo souhlas, vyžaduje-li to povaha konkrétního materiálu | Fotografie, video, půdorysy, adresa a popis nemovitosti |
| Zprostředkování nabídky pojištění | Žádost klienta, jednání před uzavřením smlouvy nebo samostatný souhlas | Identifikační, kontaktní a nezbytné údaje pro výpočet pojištění |
| Plnění účetních, daňových, AML a dalších zákonných povinností | Plnění právní povinnosti | Identifikační, transakční, platební a smluvní údaje |
| Ochrana práv, řešení reklamací a právních nároků | Oprávněný zájem na ochraně a uplatňování právních nároků | Komunikace, smlouvy, doklady, platby a další důkazní materiály |
| Zasílání newsletterů a obchodních nabídek | Souhlas příjemce, případně oprávněný zájem vůči stávajícím zákazníkům v rozsahu dovoleném právními předpisy | Jméno, e-mail, telefon a historie uděleného souhlasu |
| Analytika, měření reklamy a remarketing | Souhlas s analytickými a marketingovými cookies | Online identifikátory, IP adresa, GCLID a údaje o chování na webu |
4. Ověřování zájemců o pronájem
Při zprostředkování pronájmu můžeme v přiměřeném rozsahu ověřovat schopnost zájemce plnit povinnosti vyplývající z nájemního vztahu. Můžeme požadovat například potvrzení o příjmu, výplatní pásku, daňové podklady nebo jiné přiměřené potvrzení o finanční situaci.
V odůvodněných případech můžeme ověřit informace ve veřejně přístupném insolvenčním rejstříku nebo v dalších oprávněně přístupných evidencích. Ověření provádíme pouze v rozsahu přiměřeném konkrétní transakci.
Nezbytné údaje o zájemci můžeme předat vlastníkovi nebo pronajímateli nemovitosti, aby mohl posoudit kandidáta a rozhodnout o uzavření nájemní smlouvy. Nepředáváme více údajů, než je pro toto rozhodnutí přiměřeně nutné.
Rozhodnutí o přijetí nebo nepřijetí zájemce není založeno výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů. Konečné rozhodnutí činí člověk, zpravidla vlastník nemovitosti.
5. Z jakých zdrojů údaje získáváme
Osobní údaje získáváme zejména:
- přímo od vás prostřednictvím webových formulářů,
- telefonicky, e-mailem nebo při osobním jednání,
- prostřednictvím WhatsApp, SMS, Telegramu, Facebooku a dalších komunikačních služeb,
- v průběhu prohlídky, rezervace nebo uzavírání smlouvy,
- od vlastníka, pronajímatele, prodávajícího, kupujícího nebo jiné smluvní strany,
- od spolupracující realitní kanceláře nebo jiného obchodního partnera,
- z katastru nemovitostí, obchodního rejstříku, insolvenčního rejstříku a dalších veřejných zdrojů,
- z reklamních a analytických systémů, pokud jste povolili odpovídající cookies.
Pokud údaje nezískáme přímo od vás, zpravidla vás informujeme při prvním kontaktu nebo nejpozději v zákonem stanovené lhůtě, pokud se neuplatní některá z právních výjimek.
6. Komu můžeme osobní údaje zpřístupnit
Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména:
- vlastníkům, pronajímatelům, prodávajícím, kupujícím a nájemcům,
- osobám zastupujícím smluvní strany,
- advokátům, notářům a dalším právním poradcům,
- účetním, daňovým poradcům a auditorům,
- pojišťovacím zprostředkovatelům a pojišťovnám, pokud si klient tuto službu vyžádá nebo s předáním souhlasí,
- fotografům, kameramanům a dodavatelům prezentačních služeb,
- provozovatelům realitních a inzertních portálů,
- poskytovatelům hostingu, IT podpory, zabezpečení a zálohování,
- poskytovatelům formulářových, komunikačních a elektronických podpisových služeb, včetně služeb Formspree a DocuSign,
- poskytovatelům analytických a reklamních služeb, zejména Google a Meta, pokud jste udělili příslušný souhlas,
- bankám a poskytovatelům platebních služeb,
- orgánům veřejné moci, soudům, policii, finanční správě nebo Finančnímu analytickému úřadu, pokud to vyžaduje zákon.
S dodavateli, kteří pro nás zpracovávají osobní údaje jako zpracovatelé, uzavíráme nebo přijímáme odpovídající smluvní podmínky týkající se ochrany osobních údajů.
7. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Někteří poskytovatelé online, komunikačních, analytických, reklamních nebo elektronických podpisových služeb mohou zpracovávat osobní údaje také mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech amerických.
V takovém případě je předání založeno na odpovídajícím právním mechanismu podle GDPR, zejména na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany, standardních smluvních doložkách nebo jiných vhodných zárukách.
8. Jak dlouho osobní údaje uchováváme
Osobní údaje neuchováváme déle, než je nezbytné. Konkrétní doba závisí na účelu zpracování, typu služby, právních povinnostech a případné potřebě chránit naše práva.
| Kategorie údajů | Obvyklá doba uchování |
|---|---|
| Poptávka, která nevedla k uzavření spolupráce | Nejvýše 12 měsíců od ukončení komunikace, pokud není nutné uchování pro právní nárok |
| Doklady nevybraného zájemce o pronájem | Zpravidla nejvýše 3 měsíce od rozhodnutí vlastníka; základní komunikace může být uchována nejvýše 6 měsíců |
| Doklady o příjmu a finanční situaci vybraného zájemce | Pouze po dobu nezbytnou k posouzení a uzavření smlouvy; následně budou odstraněny, pokud není další uchování odůvodněno zákonem nebo právním nárokem |
| Kopie dokladu totožnosti mimo režim AML | Pouze po nezbytnou dobu; zpravidla nejpozději do 30 dnů po ověření totožnosti nebo uzavření smlouvy |
| Rezervační, zprostředkovatelské, nájemní, kupní smlouvy a předávací protokoly | Zpravidla 10 let od skončení smluvního vztahu nebo vypořádání transakce |
| Účetní a daňové dokumenty | Po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, zpravidla 10 let |
| Údaje a doklady zpracovávané podle AML předpisů | 10 let od uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu |
| Marketingové kontakty a souhlasy | Do odvolání souhlasu nebo vznesení námitky, nejdéle však po dobu přiměřenou trvání obchodního zájmu |
| Fotografie a videa nemovitosti | Po dobu nabídky a následně po dobu nezbytnou k doložení poskytnuté služby, případně do odvolání souhlasu |
| Technické a bezpečnostní záznamy webu | Zpravidla nejvýše 6 měsíců |
| Záznamy o souhlasu s cookies | Po dobu platnosti souhlasu a následně po dobu potřebnou k prokázání jeho získání, zpravidla nejvýše 3 roky |
Pokud je zahájen spor, kontrola nebo jiné právní řízení, mohou být relevantní údaje uchovávány až do jeho pravomocného ukončení a vypořádání souvisejících nároků.
9. Newslettery a obchodní sdělení
Newslettery a obchodní nabídky zasíláme osobám, které nám k tomu udělily svobodný, konkrétní a informovaný souhlas. Pouhé odeslání poptávky nebo kontaktního formuláře není samo o sobě souhlasem se zasíláním marketingových sdělení.
Stávajícím zákazníkům můžeme v rozsahu povoleném právními předpisy zasílat nabídky našich vlastních obdobných služeb. Příjemce má vždy možnost zasílání jednoduše a bezplatně odmítnout, například prostřednictvím odhlašovacího odkazu nebo zprávou na info@qubis.cz.
Pokud souhlas odvoláte nebo vznesete námitku proti přímému marketingu, nebudeme vaše údaje pro tento účel dále používat. Základní záznam o odvolání můžeme uchovat, abychom zajistili, že vám další obchodní sdělení nebudou zasílána.
10. Cookies, analytika a remarketing
Web qubis.cz může používat technicky nezbytné, funkční, analytické a marketingové cookies nebo obdobné technologie.
Technicky nezbytné cookies jsou používány za účelem řádného fungování, zabezpečení a základní správy webu. Analytické a marketingové cookies, včetně technologií pro měření reklam, ukládání identifikátorů kampaní a remarketing prostřednictvím služeb Google nebo Meta, používáme pouze na základě předchozího souhlasu návštěvníka.
Souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím odkazu či tlačítka „Nastavení cookies“ dostupného na webu. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování.
Podrobné a aktuální informace o používaných cookies, jejich poskytovatelích a době platnosti jsou uvedeny přímo v nastavení cookies.
11. Automatizované rozhodování a profilování
Neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky nebo vás obdobným způsobem významně ovlivňovalo.
Pokud udělíte souhlas s marketingovými cookies, mohou reklamní systémy vytvářet reklamní segmenty nebo profily na základě návštěvy webu a zobrazovat vám relevantní reklamu. Toto marketingové profilování nemá samo o sobě právní ani obdobně významné účinky.
12. Vaše práva
V závislosti na okolnostech máte právo:
- získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a požádat o přístup k nim,
- požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
- požadovat výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
- požadovat omezení zpracování,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- kdykoliv vznést námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu,
- získat údaje ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, pokud se uplatní právo na přenositelnost,
- kdykoliv odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu,
- podat stížnost u dozorového úřadu.
Upozorňujeme, že právo na výmaz není absolutní. Některé údaje musíme nadále uchovávat například z důvodu plnění právní povinnosti, existence smlouvy, AML povinností nebo ochrany právních nároků.
Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailu info@qubis.cz. V případě důvodných pochybností o totožnosti žadatele můžeme požádat o doplňující informace nezbytné k ověření totožnosti.
13. Zabezpečení osobních údajů
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření, jejichž cílem je chránit osobní údaje před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo neoprávněným zveřejněním.
Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují k plnění svých pracovních nebo smluvních povinností. Tyto osoby jsou zavázány mlčenlivostí nebo odpovídající zákonnou povinností.
Žádný způsob elektronického přenosu nebo ukládání dat však nelze považovat za absolutně bezpečný. Proto bezpečnostní opatření průběžně přizpůsobujeme povaze zpracovávaných údajů a aktuálním rizikům.
14. Stížnost u dozorového úřadu
Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, můžete se obrátit na:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web:
uoou.gov.cz
Budeme rádi, pokud nám před podáním stížnosti dáte možnost vaše obavy nejprve vyřešit přímo.
